Erschöpfung bei Führungskräften: Ursachen, Folgen und was wirklich hilft

Kurz gesagt: Führungskräfte sind erschöpft, weil sie die Verantwortung für alles tragen und nicht differenzieren, an welcher Stelle sie wirklich gebraucht werden und wo sie einfach aus Gewohnheit in operative Aufgaben involviert sind. Am wirksamsten ist es, nicht nur Aufgaben zu delegieren, sondern Verantwortung wirklich abzugeben. Unten findest du dafür eine Übung, die nur 10 Minuten dauert.

Einleitung

Ein Großteil der Führungskräfte klagt über Erschöpfung, doch die wenigsten wissen, wie sie wirklich damit umgehen können und was die Ursache ist. Viele Führungskräfte sind sogar davon überzeugt, sie würden doch schon so viele Aufgaben delegieren. Dass das allerdings nur die Spitze des Eisbergs ist, und dass der wirksame, aber auch deutlich schwierigere Teil ein anderer ist, wird vielen erst klar, wenn sie beinahe an der Erschöpfung zerbrechen.

Disclaimer

Erschöpfung und Burnout sind nicht dasselbe. Anhaltende Erschöpfung kann jedoch ein Warnsignal sein und sollte ernst genommen werden. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine medizinische oder psychotherapeutische Beratung. Die beschriebenen Ursachen und Übungen können dabei helfen, die eigene Arbeitssituation zu reflektieren, sind aber keine Behandlung.

Wenn du unter anhaltender Erschöpfung, Überforderung oder anderen psychischen Beschwerden leidest oder vermutest, an einem Burnout zu leiden, suche dir bitte professionelle Unterstützung. Deine Hausarztpraxis kann eine erste Anlaufstelle sein. Über die Terminservicestelle unter 116 117 kannst du außerdem Unterstützung bei der Suche nach einer psychotherapeutischen Sprechstunde erhalten.

Wenn du jemanden zum Reden brauchst, erreichst du die TelefonSeelsorge Deutschland kostenlos, anonym und rund um die Uhr unter 0800 1110111, 0800 1110222 oder 116 123. Weitere Informationen findest du unter www.telefonseelsorge.de.

Woher kommt Erschöpfung bei Führungskräften?

Vier Ursachen treten besonders häufig zusammen auf:

1. Alles läuft über die Führungskraft.

Wer immer erreichbar ist und jede Frage beantwortet, wird zum Flaschenhals der Organisation.

2. Verantwortung wird mit Kontrolle verwechselt.

Viele Führungskräfte tragen Verantwortung auch für Dinge, die andere längst übernehmen könnten. Aus Sorge um die Qualität, aus Gewohnheit oder weil Delegieren im Moment mehr Zeit kostet als es selbst zu tun.

3. Rollenvielfalt ohne Entlastung.

Fachlich gut sein, Mitarbeitende führen, Kunden betreuen, die Organisation weiterentwickeln: Jede dieser Rollen ist schon an und für sich anspruchsvoll. Wenn sie in ihrer Gänze zusammenkommen, überfordern sie.

4. Einsamkeit an der Spitze.

Die Führungskraft hat oft niemanden, mit dem sie die Entscheidungen durchsprechen kann. Das belastet und kann zur Überforderung führen, besonders bei großen und schwierigen Entscheidungen.

Welche Folgen hat Erschöpfung für Führungskräfte und Organisation?

Die Folgen zeigen sich selten sofort. Es ist ein schleichender Prozess. Zuerst entstehen Nervosität und Ungeduld, dann schwindet die Freude am Gestalten. Und irgendwann führt es zu Rückzug und totalem Zusammenbruch.

Für die Organisation ist das teuer:

• Teams spüren die Anspannung und tragen ihre eigenen Themen nicht mehr heran, um die Führungskraft nicht zusätzlich zu belasten

• Gute Leute gehen

• Fällt die Führungskraft aus, steht alles still

Ein System, das von einer einzigen Person abhängt, ist für alle Beteiligten ein Risiko.

Wie lässt sich Erschöpfung bei Führungskräften vorbeugen?

Am wirksamsten ist es, Verantwortung abzugeben. Das bedeutet, deinem Team nicht nur einzelne Aufgaben zu übertragen, sondern wirklich direkt die Verantwortung zu übertragen.

Während du heute Aufgaben verteilst, dein Team aber immer wieder mit Fragen und für die letzte Entscheidung zu dir zurückkommt, bedeutet die Übertragung von Verantwortung, dass du die Aufgabe wirklich von deiner mentalen Liste streichen kannst. Und außerdem, dass dein Team auch wirklich dazu befähigt ist, jeden Schritt, den die Aufgabe erfordert, alleine zu erledigen.

Was ist der Unterschied zwischen Delegieren und Verantwortung abgeben?

Aufgaben zu delegieren heißt, Arbeit zu verlagern, während man das Ergebnis weiter kontrolliert. Verantwortung abzugeben heißt, Entscheidungsräume zu überlassen und auszuhalten, dass Dinge anders gelöst werden als man es selbst getan hätte.

Diese Fragen helfen beim Einstieg:

• Welche Entscheidungen treffe ich regelmäßig, die auch jemand anderes treffen könnte?

• Wo trage ich Verantwortung, weil ich nicht loslasse, und wo, weil niemand sonst befugt ist?

• Welche Verantwortung trage ich nur aus Gewohnheit?

• Wer im Team kann mehr, als ich ihm oder ihr aktuell zutraue?

Dazu gehört oft auch, Führung selbst neu zu denken: etwa durch klare Rollen, Vertretungsregeln oder Modelle wie Co-Leadership, in denen Führung auf mehrere Schultern verteilt wird. Das ist kein Kontrollverlust, sondern eine Voraussetzung dafür, dass Führung langfristig tragfähig bleibt.

Übung: In 10 Minuten Verantwortung sichtbar machen und abgeben

Diese Übung dauert 10 Minuten, macht sichtbar, was sich bei dir angesammelt hat und hilft dir dabei, einen Teil deiner Aufgaben zu übertragen.

Du brauchst: ein Blatt Papier, einen Stift, und 10 Minuten ohne Unterbrechung.

Schritt 1: Sammeln

Schreib auf, wofür du aktuell regelmäßig Verantwortung trägst. Nicht einzelne To-dos, sondern echte Verantwortlichkeiten – zum Beispiel: Dienstpläne erstellen, neue Mitarbeitende einarbeiten, Bestellungen organisieren.

Schritt 2: Einordnen

Zeichne eine einfache Matrix mit zwei Achsen:

→ Horizontal: Von „Das kann nur ich.“ zu „Das könnte auch jemand anderes übernehmen.“

→ Vertikal: Von „Das liegt mir gut.“ zu „Das liegt mir nicht besonders.“

Ordne deine Verantwortlichkeiten spontan ein. Dabei ist Genauigkeit erstmal weniger wichtig. Es geht viel eher darum, einen groben Überblick zu bekommen, wie es um deine Verantwortlichkeiten steht.

Schritt 3: Schau genauer hin

Nimm jetzt den Bereich „könnte auch jemand anderes + liegt mir nicht besonders“ unter die Lupe. Das sind genau die Aufgaben, die du übertragen kannst.

Wähle eine Verantwortlichkeit davon aus und geh zum nächsten Schritt über.

Schritt 4: Übergabe vorbereiten

Jetzt geht es darum, diese Verantwortung an eine/n MA abzugeben. Zuerst solltet ihr allerdings folgende Fragen gemeinsam klären:

• Welches Ausmaß hat die Aufgabe? Was gehört alles dazu?

• Woran erkennen wir, dass es gut läuft? Legt klare Kriterien fest.

• Welches Wissen musst du teilen, damit der/die MA die Aufgabe erledigen kann?

Warum sind Zahnärzte besonders von Erschöpfung betroffen?

Kaum eine Berufsgruppe erlebt diese Dynamik so deutlich wie Zahnärztinnen und Zahnärzte mit eigener Praxis. Der Grund liegt in der Ausbildung: Sie sind hervorragende Behandler:innen, plötzlich aber auch Unternehmer:innen, Arbeitgeber:innen und Führungskräfte. Gelernt haben sie das nie.

Im Studium geht es um Medizin, nicht um Teamführung, Konfliktgespräche oder Personalentwicklung. Wer eine Praxis übernimmt oder gründet, wächst in die Führungsrolle hinein, oft nebenbei und unter vollem Behandlungsplan. Das Ergebnis: Alles läuft über die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber, von der Dienstplanung bis zur Mitarbeiterfrage. Die Erschöpfung ist da fast vorprogrammiert.

Genau dafür haben wir das Seminar „Führung, die Kraft gibt“ entwickelt, gemeinsam mit Britta Tils, Zahnärztin und Coachin, die den Praxisalltag aus eigener Erfahrung kennt. Es ist ein 1,5-tägiges Intensivseminar für Führungskräfte und Praxisinhaber:innen, in kleiner Gruppe und mit konkretem Praxisbezug.

Termine: 26. & 27. Februar 2027 sowie 4. & 5. Juni 2027, Stuttgart

→ Mehr zum Seminar „Führung, die Kraft gibt“ und Anmeldung

Britta Tils (links) und Stefanie Junghans (rechts)

Erschöpfung ist ein Signal

Erschöpfung zeigt, dass die Last falsch verteilt ist. Wer anfängt, Verantwortung bewusst abzugeben, gewinnt Energie zurück und macht die Organisation zugleich widerstandsfähiger. Dafür muss man nicht alles auf einmal ändern. Eine einzige Entscheidung, die man ab morgen jemand anderem überlässt, reicht als Anfang.

Q&A

• Warum sind Führungskräfte erschöpft?

  Weil alles über sie läuft: Sie sind der Flaschenhals der Organisation, tragen Verantwortung auch für Dinge, die andere übernehmen könnten, bündeln mehrere anspruchsvolle Rollen und haben selten jemanden, mit dem sie Entscheidungen durchsprechen können.

• Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben delegieren und Verantwortung abgeben?

  Wer Aufgaben delegiert, verlagert Arbeit, überwacht das Ergebnis aber weiter. Wer Verantwortung abgibt, überlässt dem Team die Entscheidungsräume und hält aus, dass Dinge anders gelöst werden. Nur dann kann die Führungskraft die Aufgabe von ihrer mentalen Liste streichen.

• Wie kann eine Führungskraft Verantwortung abgeben?

  In vier Schritten: 1. Die eigenen Verantwortlichkeiten aufschreiben. 2. Sie in einer Matrix einordnen („kann nur ich“ bis „könnte jemand anderes“ und „liegt mir“ bis „liegt mir nicht“). 3. Eine Verantwortlichkeit aus dem Bereich „könnte jemand anderes und liegt mir nicht“ auswählen. 4. Die Übergabe mit dem Mitarbeitenden klären: Umfang der Aufgabe, Erfolgskriterien und nötiges Wissen.

• Welche Folgen hat Erschöpfung bei Führungskräften?

  Zuerst entstehen Nervosität und Ungeduld, dann schwindet die Freude am Gestalten, später drohen Rückzug und Zusammenbruch. Für die Organisation heißt das: Das Team trägt Themen nicht mehr heran, gute Leute gehen, und wenn die Führungskraft ausfällt, steht alles still.

• Warum sind Zahnärztinnen und Zahnärzte besonders von Erschöpfung betroffen?

  Mit eigener Praxis sind sie neben der Behandlung auch Unternehmer:innen und Arbeitgeber:innen, Führung ist aber nicht Teil ihres Studiums. Deshalb läuft in vielen Praxen alles über die Inhaberin oder den Inhaber, von der Dienstplanung bis zur Mitarbeiterfrage.

• Ist Erschöpfung dasselbe wie Burnout?

  Nein. Erschöpfung ist ein Zustand. Burnout beschreibt laut WHO ein arbeitsbezogenes Phänomen als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz, der nicht erfolgreich verarbeitet wurde. Bei anhaltenden Beschwerden solltest du ärztlichen Rat einholen.

• Gibt es ein Seminar zu Führung in der Zahnarztpraxis?

  Ja: „Führung, die Kraft gibt“ ist ein 1,5-tägiges Intensivseminar für Führungskräfte und Praxisinhaber:innen in Stuttgart, entwickelt mit Britta Tils, Zahnärztin und Coachin. Termine: 26. & 27. Februar 2027 sowie 4. & 5. Juni 2027. Anmeldung: https://info.junghans.consulting/fuehrung-zahnarztpraxis 

Über die Autorin

Stefanie Junghans ist Expertin für moderne Führung und Co-Leadership und Gründerin von Junghans Consulting mit den Schwerpunkten Co-Leadership, Organisationsentwicklung und Transformation. Sie begleitet Tandems, Führungskräfte und Praxisinhaber:innen im deutschsprachigen Raum bei Veränderungsprozessen und ist Co-Autorin des Buchs „Co-Leadership: Jobsharing as a Response to a Changing World of Work“.